Konu: Döküman ve Veri Kontrolü Prosedürü-YARDIM

Merhaba

Döküman ve Veri Kontrolü konusunda sormak istediğim bir iki nokta var. Var olan prosedür çok hantal ve karmaşık. Prosedürü kolay ve anlaşılır bir şekilde revize etmek,sadeleştirmek istiyorum( aslında baştan sona değiştirmek istiyorum!). Sorum, yeni prosedürü oluşturdum ve dökümanların kodlama sistemini ve numaralandırmayı tamamen değiştirdiğimde bunu Döküman İzleme ve Takip formunda listeleyip belirtmek yeterli olur mu?Yapmam gerekenler neler? Tavsiyelerinizi bekliyorum.

merhaba, sanırım bizim sistemimizdeki revizyon takip formu sizin döküman izleme vetakip formunuzla aynıdır, ben herhangi bir dökümanda revizyona gidildiğinde döküman üzerindeki revizyon numarası ve yenileme tarihini değiştirmenin yanısıra, revizyon takip formuna da değişiklik nedenini, değişiklik tarihini ve revizyon numarasını işliyorum, eski dökümanı da iptal kaşesi vurarak iptal klasörüne atıyorum,

revüzyon talebinde bulundun mu? ilk önce revüzyon talebinde bulunup genel müdürlükten onay alman lazım onay alırsan revüzyonunu yapıcaksın tabi bunu revüzyon takip tablonda tutacaksun daha sonra dökümanı dağıtacaksın imza karşılığı ve eski dökümanını alacaksın sonra tabi bunu döküman dağıtım takip dosyana işleyeceksin......
oğuz hocam eksik kaldımı aklıma gelenleri yazdım ama

zaten bir de bu revizyon sırasında izlenecek yolları sizin prosedürünüzde ya da ilgili talimatınızda tanımlamış olmanız gerekir, mezela biz revizyon konusuna döküman hazırlama ve kontrol prosedüründe değinmişiz..

5.5. Dokümanların Revizyonu

5.5.1. Tüm dokümanlarda değişiklik isteği ilgili Birim Sorumlusu tarafından yapılabilir. Birim Sorumlusu revizyon talebini Doküman Değişiklik Talep Formu ile yapar. Kalite Sorumlusuna iletir.
5.5.2. Kalite Sorumlusu istenen değişikliği kurulan sisteme uygunluğu açısından inceler ve değişiklik kararı verilir. Revizyona uğramış dokümanı yeniden yayımlayarak en kısa sürede sisteme dahil eder. Bu durumda doküman revizyon numarası bir artırılır. (İlk yayınlanan Dokümanların revizyon numarası (00) sıfırdır. O anda verilen tarih ilk yayın tarihidir. )

5.5.3. Yapılan değişikliğin detayı Revizyon Takip Formu’nda belirtilir.

5.5.4. Tüm dokümanların revizyon takibi bilgisayar ortamında Doküman Ana Listesi ile gerçekleştirilir. Çıktı alınacağı zaman Doküman Ana Listesi revize edilir. [size=medium]ÖRNEKTİR[/size]

Talep ve onay kısmı tamam. Zaten prosedürün temel, olması gereken zorunlu kurallarının dışında kalan aşırı detaylı gereksiz maddelerde ve belirttiğim gibi kodlama ve numaralandırmada değişiklik yapacağım. Tüm döküman kodlarında değişiklik yapacağım için biraz tedirginlik var üzerimde. İşe başlamadan önce emin olmak istedim. Teşekkür ederim.

Anladığım kadarıyla tüm dokümanları değiştirmek zorundasınız çünkü kodlama sistemini yenilemişsiniz bu bütün dokümanların revizesini gerektirecek.

Merhaba,
Anladığım kadarıyla döküman numaralandırma sistemi de dahil kapsamlı bir değişikliten söz ediyoruz. Bu oldukça kapsamlı bir değişiklik. Numaralandırmayı değiştirirseniz işletmenizde var olan bütün dökümanları orjinal ve kontrollü kopyalar dahil hepsini toplayıp geçersiz kılmanız gerekir. topladığınız bütün dökümanların yeni numaralandırma şekliyle ilgili departmanlara dağıtmanız gerekir.
Tabi bunu yapmadan önce bir çok dökümanın içinde bir diğerine atıf vardır. Normalde bu atıfların Döküman numarası ve döküman ismi ile anılması uygundur. bu yüzden bu atıflardaki eski numaralandırma sisteminden kalan kodları da değiştirmeniz lazım.
Sadece numaralandırma (kodlama) sisteminde revizyon yapılan belgeleri revizyon gibi göstermeye bilirsiniz. İmkanınız varsa bu konuyla ilgili bir toplantı yapın. Zaten yeni oluşturacağınız numaralandırma sistemi hakkında personele eğitim vermeniz lazım zaten. bu toplantıyı ve eğitimi birleştirerek herkese yeni sistemi anlatın. Bekleyen içerik ve yöntem revizyonları varsa onları da buna denk geitrerek yaparsanız iş yükünden kurtulabilirsiniz. ama içeriği değişen dökümanları döküman reevizyon listesinde de göstermek zorundasınız.

ya bir de revizyonların sonunda israf edilen kağıtlar konusu beni çok üzüyor, aslında en iyisi sistemi bilgisayar ortamında yürütmek, bu küçük şirketlerde olur ama büyük işletmelerde bu da mümkün değil, revizyon sebebiyle harcadığım kağıt miktarı sayısı belli değil