1.AMAÇ:
Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunda kullanılan Kalite El Kitabı, Organizasyon El Kitabı,süreç akış şeması, prosedür, plan, talimat, liste, form, dış kaynaklı doküman, teknik şartname/satınalma şartnamesi v.b. gibi dokümanların hazırlanması, yayını, dağıtımı, güncelleştirilmesi, değiştirilmesi, korunması, geçerliliğini yitirmiş dokümanların iptali ve imha edilmesi faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi için, yöntem ve sorumlulukları belirlemek, firmada uygulanmakta olan dokümantasyonun kontrol ve kayıt altında tutulmasını sağlamaktır.

2.KAPSAM VE GEÇERLİLİK:
Kalite Yönetim Sistemi standartlarının içeriğinde bulunan, firma bünyesinde kullanılan tüm dokümanları kapsar.

3.PROSES AKIŞI :
GİRDİ: Dokümante edilmiş Kalite Yönetim Sistemi şartları/ Standart şartları/ Yasal düzenlemeler/ Tarafların talepleri( Müşteri talebi v.s.)
1.ADIM: Doküman ihtiyacının/doküman değişikliğinin veya güncel revizyon durumunun belirlenmesi
2.ADIM: Taslak dokümanların hazırlanması
3.ADIM: Dokümanların gözden geçirilmesi, yayınlanmadan önce yeterlilik açısından onaylanması
4. ADIM: Dokümanların yayınlanması ve çoğaltılması
5.ADIM: Dokümanların izlenmesi
6.ADIM: Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımı önlemek için, iptal ve imha edilmesi

4. SORUMLULUKLAR:

5.TANIMLAMALAR:
5.1. Orijinal Doküman: İşin nasıl yapılacağını tanımlayan, yazılı veya v.b. başka formatta, ıslak imzalı olan belgedir. Her türlü yazılı, şirket logosunu taşıyan bilgi, orijinal doküman olarak kabul edilir.
5.2. Kontrollü Doküman: Kalite Yönetim Sistemi gereği, bulunması gereken yerlerde, en son halinin bulunması zorunlu olan, güvence altına alınmış dokümandır.
5.3. Kontrolsüz Doküman: Herhangi bir güncelleme ve iptal işlemi uygulanmayan, sadece bilgi amacıyla, müşterilere veya tedarikçi firmalara verilen doküman türüdür. 5.4. Dış Kaynaklı Doküman: X A.Ş.’nin sahip olmadığı, resmi kurum ve kuruluşlarca yayınlanmış dokümanlardır.
5.5. Kalite El Kitabı: Firmanın kalite politikasını, hedeflerini,ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi’nin gereği olan tüm kalite elemanlarının gerekliliklerini karşılayacak şekilde, Kalite Yönetim Sistemi’ni ve faaliyetlerini tanımlayan en üst düzeydeki dokümandır.
5.6.Organizasyon El Kitabı: Firmanın organizasyon şemasını, organizasyondaki görevleri, yetki ve sorumlulukları tanımlayan,nitelik profillerini, organizasyon şemasındaki sorumluların vekalet konumlarını içeren dokümandır.
5.7.Prosedür: Herhangi bir işin nasıl yapılacağını, sorumlulukları, tutulacak kayıtları, bilgi akışını tanımlayarak ve belli bir akışla anlatan, işin hep aynı tarzda yapılabilmesi ve iyileştirilebilmesi için, üzerinde çalışılabilecek bir standart oluşturan, ilgili personel için bağlayıcı olan bir dokümandır.
5.8. Talimat: Prosedür ve Süreç Akış Şemaları’nda tanımlanan faaliyetlerin herbiri için, gerekli ve uygun olan durumlarda hazırlanan, kontrollu, o spesifik iş parçasının nasıl yapılacağını tanımlayan dokümandır.
5.9. Doküman No: Dokümanları tanımlayan ve sadece bir tek dokümanı gösteren numaradır.

6.REFERANS KAYNAK VE DOKÜMANLAR:

7.UYGULAMA:

7.1. Doküman ihtiyacının veya doküman değişikliğinin ve güncel revizyon durumunun belirlenmesi:
Doküman ihtiyaçları, uygulanacak olan sistem şartları ile belirlenir. Her bölüm, yeni doküman hazırlanması durumunda ve mevcut dokümanlar üzerindeki değişikliklerde, Doküman Revizyon ve Talep Formu’nu kullanarak, değişiklik ya da yeni doküman isteğinde bulunabilir. Doküman Revizyon ve Talep Formu doldurularak, Kalite Yöneticisi’ne teslim edilir.Eğer değişiklik talebi uygun görülür ise, bu durum Doküman Revizyon ve Talep Formu’nun “DEĞERLENDİRME SONUCU“ kısmında ,’’Revizyon talebi /yeni doküman talebi olduğu gibi kabul edildi” kutucuğu işaretlenerek belirtilir.Eğer değişiklik talep edilen dokümanda,değişiklik yapılması gereken başka durumlar sözkonusu ise değerlendirme sonucu kısmında ‘’Revizyon talebi/ yeni doküman üzerinde değişiklik yapılarak kabul edildi’’kutucuğu işaretlenerek belirtilir.Eğer değişiklik talebi uygun değilse,’’Revizyon talebi/yeni doküman talebi, kabul edilmemiştir.’’kutucuğu işaretlenir. Doküman talebinin kabul edilmeme gerekçesi, talep sahibine bildirilir.Doküman Revizyon ve Talep Formu,hazırlanan taslak doküman, talep sahibine geri gönderilir.

7.2. Taslak dokümanların hazırlanması
Dokümanlar, “4.SORUMLULUKLAR” kısmındaki tabloda belirtildiği şekilde, iç ve dış gerekliliklere, uluslararası standartlar ile yasal yönetmeliklere uygun olarak hazırlanır.

7.2.1. Kalite El Kitabı ve Organizasyon El Kitabı’nın Hazırlanması:
Kalite Yönetim Sistemi’nin uygulanması ve geliştirilmesi için, referans niteliğinde olan Kalite El Kitabı ve Organizasyon El Kitabı, Kalite El Kitabı Formu ve Organizasyon El Kitabı Formu kullanılarak hazırlanır.

7.2.2.Prosedürlerin Hazırlanması:
Kalite Yönetim Sistemi gereği hazırlanması gereken prosedürler, Prosedür Formu kullanılarak, aşağıda verilen sekiz ana başlık altında incelenir.
1. AMAÇ
2. KAPSAM VE GEÇERLİLİK
3. AKIŞ
4. SORUMLULUKLAR
5. TANIMLAMALAR
6. REFERANS KAYNAK VE DOKÜMANLAR
7. UYGULAMA
8. DAĞITIM VE DOSYALAMA

7.2.3. Süreç Akış Şemalarının Hazırlanması:
Süreç Akış Şeması, ilgili işaretler ve Excel ortamı kullanılarak hazırlanır.

7.2.4.Talimatların Hazırlanması:
Prosedürleri içersinde gönderme yapılan talimatlar, firma içersinde talimat hazırlanması gerektiren faaliyetlere ilişkin hazırlanacak talimatlar, aşağıda verilen beş ana başlık altında incelenir:
1.AMAÇ
2. KAPSAM VE GEÇERLİLİK
3.SORUMLULUKLAR
4. REFERANS KAYNAK VE DOKÜMANLAR
5. UYGULAMA

7.2.5.Dış Kaynaklı Doküman Temin Edilmesi:
Kalite ve üretimi ilgilendiren dış kaynaklı doküman, Kalite Yöneticisi tarafından; diğer bölümleri ilgilendiren dış kaynaklı doküman, ilgili bölüm sorumlusu/yöneticisi tarafından, dış kaynaklı dokümanın temin edileceği gerekli yerlerle görüşülerek sağlanılır.

7.3. Dokümanların gözden geçirilmesi, yayınlanmadan önce yeterlilik açısından onaylanması:
Doküman üzerinde 7.1 maddesinde belirtilen değişikliklerin yapılması için talep sahibine gözden geçirmesi için gönderilir. Kalite Yöneticisi ve Genel Koordinatör tarafından doküman yeterlilik açısından onaylanır.

7.4. Dokümanların yayınlanması ve çoğaltılması:
Doküman, üzerinde değişiklik talep edilen doküman ise, Kalite Yöneticisi tarafından dokümanın revizyon numarası bir arttırılır; bu değişiklik, Doküman Dağıtım ve Revizyon Takip Formu’nun ilgili kısmına kaydedilerek, Kalite Yöneticisi ve Genel Koordinatör tarafından onaylanır.Doküman, yeni doküman ise, Kalite Yöneticisi tarafından, doküman numarası verilir. Yayınlanacak olan doküman, ilgili doküman türü ile ilgili Doküman Master Listesi’ne yazılır. Doküman Dağıtım ve Revizyon Takip Formu’nun ilgili kısmına kaydedilerek, Kalite Yöneticisi ve Genel Koordinatör tarafından onaylanır.

7.5. Dokümanların izlenmesi:
Firma içersinde yürürlükte olan dokümanların izlenmesi, Sorumluluklar bölümündeki tabloda belirlenen birimler tarafından yapılır.

7.6. Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımı önlemek için, iptal ve imha edilmesi:
Üzerinde değişiklik yapılarak güncelliğini yitirmiş dokümanların, firma içersinde tüm bölümlerde bulunan kontrollu kopyaları, Kalite Yöneticisi tarafından toplanır. Üzerinde değişiklik yapılan orijinal dokümanın üzerine, “İPTAL” kaşesi vurularak, arşivlenir. İptal edilen dokümanlar, bir yıl süre ile saklanır.

8. DAĞITIM VE DOSYALAMA:
Dokümanların dağıtımı ve tutulan kayıtlarla ilgili dosyalama işlemleri, Kalite Yöneticisi tarafından yapılır.