Konu: Iletisimde etkinliği artırmak için ne yapmalı?

Iletisimde etkinliği artırmak için
ASLA;


1. Iddialasmayın
2. Karsınızdakinin sözünü kesmeyin
3.. Karsınızdaki konusurken baska seyle mesgul olmayın
4. Hemen sonuca varmayın
5. Karsınızdakinin duygularının etkisinde kalmayın.


Iletisimin temeli DINLEMEK


Etkili bir dinleme için;
1. Tarafsız olarak dinleyin
2. Konuya, olaya konsantre olun
3. Yargılamayın
4. Not alın
5. Sözel olmayan iletisimi de dikkate alın
6. Fiziksel olarak rahat bir konumda olun
7. Savunmaya geçmeyin.


Is arkadaslarınız ya da yöneticiniz ile anlasmazlık durumunda, tartısmalarda
genellikle "kazanmamızı" sağlayacak iki anahtar:


1. Karsı taraf kendi konumunu sizden daha iyi destekliyorsa, siz de değismeye
açık olmalı ve rahatlıkla "bunu bilmiyordum" diyebilmelisiniz.
2. Gerçeklerle destekleyemiyorsanı z, düsünce belirtmeyi veya tavır almayı
sürdürmeyiniz.


Iletisim' de Kutsal Alanlar
Söyle bir düsünün bakalım bir gün içerisinde kaç kisiyle görüsüyor, kaç kisiyle
is iliskisine giriyor, kaç kisiyle bir sorunu halletmek durumunda kalıyor ya da
kaç kisiyle yazısıyorsunuz? 5, 10, 30, 50 …? Kuskusuz bu sorunun cevabı
kisiden kisiye değisecektir.
Bir çok meslek için ikili iliskiler ikinci planda kalıyor olabilir ancak sekreterler
isletmelerin, iletisim trafiğinin merkezinde yer alırlar. Bu da meslekte basarı
için adeta bir iletisim sihirbazı olmalarını zorunlu kılar. Iletisim ustalığına
giden yolda ilk durağımız ise yazılı iletisimin görgü kuralları.
Sözlü iletisim ya da beden diline dayanan sözsüz iletisimde basarıda eğitimin
katkısı büyük olmasına karsın kisinin kendi yetenekleri ve kisilik özellikleri
de ön plandadır. Oysa yazılı iletisim belli kuralların bilinmesini ve bunların
uygulanmasını gerektirir. Yazılı iletisimde "Adabımuaseret" olarak adlan
dırabileceğimiz yazılı iletisimin görgü kuralları sekreterlik mesleğinin
"olmazsa olmaz" gerekliliklerindend ir. Iletisim ustalığına giden yolda ilk
durağımız yazılı iletisimin görgü kuralları.


Kutsal Alanlar

Sonu –im ile bitenler: Yazı yazarken temel kural; 'alıcının isim, ünvan ve
adresini doğru yazmaktır. Unutmayın ki , sonu "-im" ile biten her sey insanlar
için kutsaldır… Isim, evim, esim, çocuğum, ismim… Yaklasık ya da tahmini
bir seyler ASLA yazılmamalıdır. Bu konuda hata yapmamak için ayrılacak
zaman, bosa geçmemis bir zamandır.


(Kartvizite bakmak, rehbere bakmak, emin olan birilerini aramak…Wink
Saygılarımla mı saygılarımızla mı? Günlük, sıradan konular için "Sayın Yetkili,
/Saygılarımızla, " kalıbıyla ve üçüncü sahıs kullanılarak yazılan yazılar
doğrudur fakat daha spesifik bir seylere giriliyorsa, mesela bir sikayet veya
cevap söz konu ise o zaman "Sayın H….., / Saygılarımla," kalıbı daha doğru
olacaktır. Bu tür yazılar daima birinci sahıs kullanılarak yazılmalıdır. "Son
kampanyamızla ilgili değerli görüslerinizi okudum…"


Selamlar ne zaman kullanılır? Is tanısıklıkları arttıkça da "saygılarımla, "dan
önce "selamlar," gibi daha yakın bir hitap kullanmak uygun olacaktır. Buna
karsın yabancı ülkelerden kisilerle yazısma yaparken, ne kadar samimi
olunursa olsun mutlaka "Saygılarımla, " bitirme sözü kullanılmalıdır. Bunu
kullanmazsak , o kisiye veya kurulusuna karsı bir olumsuz düsünce, bir
soğukluk duyduğumuz anlamına gelir.


Is arkadasları arasında, özellikle samimi olanlar birbirlerine yazı yazarken
genellikle "Sevgili D, / Selamlar H," kalıbını kullanırlar. Bu tür yazısmalarda
hitabın ve selamın el yazısı ile yazılması da bir yakınlık isaretidir.


Anlamak mı , dinlemek mi?
Bir insanla ya da bir is arkadasınızla nasıl iletisim kurarsınız? Sözlü iletisim
deyince hepimizin aklına ilk önce "anlatmak, söylemek istediklerimizi ifade
edebilmek" gelir. Oysa iletisim karsılıklı olarak bir mesajın aktarılması ve
karsıdan gelen mesajın alınmasıdır. Ve çoğumuzun yaptığı en büyük hata
iletisimin en önemli öğesini atlamak; yani karsımızdakini dinlememektir. ..
Iletisimin öğelerini incelerken, alıcıdan sonraki gelismeyi de göz ardı
etmemeliyiz. Bu "geri bildirim" (feed-back) dir. Her mesaj alısverisinde
kaynak, mesajı ilettikten sonra geri bildirimi takip etmek durumundadır.


Aksi takdirde mesajın yerine ulasıp ulasmadığını bilemez. Bu hataya en çok
is hayatında rastlarız. Daha doğrusu bu hata is hayatında büyük problemlere
yol açtığı için gerçekten "hata" olarak değerlendirilir.


Iletisimi olusturan vazgeçilmezler
Kaynak iletmek istediği bir bilgi, bir söz, bir mesajı olan kisi veya kisiler.
Diğer bir ifadeyle mesajın çıktığı yer.
Bilgi Anlatılmak, iletilmek istenen sey.
Kanal Kaynaktan çıkan bir bilgi, mutlaka alıcının anlayacağı bir araçla
iletilmek zorundadır. (Yazılı, sözlü veya beden dili kullanılarak yapılabilir.
Asıl kanal kısaca bes duyu organımız diyebiliriz. )
Alıcı Mesajın ulastığı noktadır.
Santral operatörü arkadasa bir not iletmemiz gerek; "Yöneticim, X Bey ile
görüsmek istemiyor, ben bir saat yerimde olmayacağım, X Bey ararsa sen
ilgilenir misin?"
Burada kaynak biziz. Çünkü iletmek istediğimiz bir mesaj, bir bilgi var.
Alıcı ise santral operatörü.
Kullandığımız kanal sözlü iletisim. Hatta alıcıya mesajı anlatırken destekleyici
beden dili hareketlerini de kullandık. Tamam. Isimiz bitti mi? Hayır, kesinlikle
hayır. Yani sadece mesajı ilettik, bu is tamam demek yanlıs. Alıcının (santral
operatörünün) söylediklerimizi anlayıp anlamadığını öğrenmemiz lazım. Tabi
bunun için "anladın mı, hadi tekrar et bakalım" gibi bir soru soramayız. Eğer
alıcı kisiyi dikkatle incelersek, bizi gerçekten dinleyip dinlemediğini ya da
anlayıp anlamadığını beden dili hareketlerinden öğrenebiliriz. Elindeki tüm
isleri bırakıp, telefondakileri bir-iki saniye için bekletiyor bize kulakveriyorsa,
mesajımız alıcıya ulasıyor demektir.


Dinleyenin ruh halini göz ardı etmeyin…
Her seyden önce mesajı verirken alıcının bulunduğu ortamı, hatta ruh halini
düsünmemiz gerekli. Yani en uygun zamanda mesaj iletilmeli; santralde bir
kaç hat birden çalıyor ve görevli kisi aynı anda hepsine birden cevap vermek
durumunda, bir-ikisini bekletirken bir yandan da telefonda kendisine bir
seyler yazdırılıyor not alıyor, bu arada basında bir ziyaretçi ona randevusuyla
ilgili bilgi verip bir seyler istiyor....

Böyle bir durumda, en uygun baska bir kanalla yani baska bir yöntemle bilgi
aktarılmasıdır. Ya o kisinin basının rahatlayacağı dakika beklenip anlatılmalı
ya da sonradan okuyacağı bir not –görebileceği bir yere- bırakılmalıdır.

Iletisimde etkinliği engelleyen hatalar
Isyerinde zihninizi mesgul eden kosullardan, günlük hayattaki alıskanlıklar
ınıza kadar çesitli etkenler, etkin bir iletisim kullanmanızı engelleyebilir.
Bu konuda sorun yasamamak için, kendinizi iletisime hazır olma konusunda
eğitmenin yanı sıra karsınızdaki kisinin anlatmak istediğini açıkça ortaya
koymasını sağlayacak bazı yöntemleri gelistirmeniz gerekir.


Dinliyor görünmeyin, dinleyin!
Karsısındakini dinler görünüp, dinlememek en kolay düsülen tuzaklardan
biridir. Geçistirme alıskanlığının sizi etkisi altına almasına izin vermemek
için kendinizi eğitin. Daima dinlemeye hazır olun ve zihninizi buna uygun
tutun. Bir görüsmeye gergin ve saldırgan duygularla baslamak konsantras
yonunuzu bozacağını unutmayın. Birisini dinlerken zihniniz berrak olsun.


Mutlaka anlayın!
Karsınızdakini dinleseniz bile söylediklerini anlamayabilirsiniz. .
Anlamadığınızda, 'anlıyor gibi' yapmayın.. Anlamadığınız bir ayrıntı varsa,
görüsmeyi kesip derhal açıklama isteyin. Bunu yapmadığınızda, karsı taraf
anladığınızı düsünerek devam edecektir. Her söyleneni anlıyor görünmenin
size puan kazandıracağını düsünebilirsiniz ancak bu arada kilit önemdeki bir
bilgiyi atlıyor olabileceğinizi unutmayın.


Önemseyin!
Konusulan sey sizin için önemsiz olabilir ancak karısınızdaki için belki de
hayati bir önemi vardır. Karsınızdaki kisiye zaman ayırıyorsunuz,
söylediklerini anlamak için de çaba harcayın.


Unutmamayı sağlayın!
Unutkanlık ayıp değildir. Yorgun olmamız bile unutkanlığa yol açabilir. Ancak
bu konuda önlem almamak, pek de affedilir değildir. Böyle durumlarda
hafızamıza güvenmeyip mutlaka not alın!


Mesajla bulmaca çözmeyin!
"Leb demeden leblebiyi anlamak" her zaman doğru bir yaklasım değildir.
Böyle yaptığınızda, mesajdaki boslukları yanlıs dolduruyor olabilirsiniz.
Türkçe’mizdeki harika kelime "SEY", özellikle kelime bilgisi az olan kisilerin
katkısıyla piyasada genis bir yere sahiptir. Bol "sey"li cümleler ile karsılas
tığınızda, boslukları kendi mantığımıza göre doldurmayıp karsı tarafın ne
anlatmak istediğini tam olarak anlayana kadar sabırla dinleyin.


Mesajı zamanında iletin
Hız ve bilginin zamanında iletilmesinin tasıdığı önem giderek artıyor. Sizin de
bu duruma uymanız gerekiyor. Zamanında iletilmeyen bilginin hiçbir değeri
olmadığını aklınızdan çıkarmayın.


Iletisimi Koparan Sekiz Günah
Is yerinde gün içinde defalarca karsı karsıya geldiğiniz ve konustuğunuz
kisileri dinlemediğinizi fark edebilirsiniz. Baskalarının sizi dinlemiyor
olduğunu anlamanız da aynı derecede olası. Bazen karsınızda, bos bakıslar ve
esnemeye kadar varan tepkilere yol açan bu olumsuz duruma yol açan sekiz
günahkarlık bulunuyor. Bunları bilmeniz, sorunu asmanız için bir basamak
olusturabilir.


1. Kül yutmayan dinleyici: Karsınızdaki kisinin konusmasını sürekli
bölüyor ve her söylenene itiraz ediyorsanız, istenmeyen öğütler veren bir
kisi haline düsebilirsiniz. Karsınızdakinin kendisini hatalı, aptal ve bilgisiz
hissetmesine yol açacak böyle bir durum, iletisimi koparır.


2. Karsılastırma uzmanı: Bir duygu veya düsüncenizi çevrenizdekilerle
paylasırken kullanacağınız örnekleme, dinleyici konumundayken olumsuz
sonuç verebilir. Karsınızdaki kisi konusurken, "Ya biliyorum, bizimki de..."
diye baslayacak ifadeleriniz hem konusma akısına zarar verebilir hem de
iletisimin ortadan kalkmasına yol açabilir.


3. Üstün konusmacı: Konusmakta olduğunuz kisi bir sey anlatırken,
konuyu daha iyi anlatacağını düsündüğünüz ifadeler bulmak her zaman
olumlu bir yaklasım değildir. Bu tavır, karsınızdaki kisiden üstün olduğunuzu
göstermeyi hedef aldığında, bu gözden kaçmaz ve iletisim zarar görür.


4. Dertlerin insanı: Yasadığınız sorunlar nedeni ile anlayıs gerektiren bir
konumda olsanız da, bunları konusmayı bir alıskanlık olarak ofis ortamına
tasımaktan kaçının. Ofis arkadaslarınız size kulak verseler bile, sorunlarınızın
çözülmesine bir uzman kadar yardımcı olamayacakları nı unutmayın.


5. Yargıç dinleyici: Ofiste bir arkadasınızın gergin olduğu gözleminizi dile
getirmeniz yararlıdır. Ancak kendinizi onun yasam tarzı ve kisiliği ile ilgili
yargılara varan bir konuma getirmeniz son derece olumsuzdur.. Bu tarzın
genellikle kendinizi daha iyi durumda olduğunuza ikna etmekten baska
amacı olduğunu unutmayarak sadece gözlemci olmaya çalısın.


6. Söz kesen dinleyici: Konusma sırasında birisinin sözünü kesmeniz,
söyleyeceğinizin onunkinden daha değerli olduğunu düsündüğünüz
izlenimini yaratacaktır. Bunun aksi ise ona verdiğiniz değeri gösterecektir.
Altın kural, karsınızdaki kisinin konusması bittikten sonra konusmaya
baslamadan önce nefes alacak kadar bir ara vermektir.


7. Sikayetçi dinleyici: Sürekli sikayette bulunan bir kisi, iletisim
çabalarının basarısız olmasını sağlamada bulunmaz bir etkendir. Olumlu
yaklasımların insanları çevrenize çekeceğini unutmayarak, olumlu
yaklasımları arkadaslarınızla paylasırken sikayetlerinizi müsteri hizmetle
rine iletin.


8. Dedikodu iletisimi: Dedikodu, özellikle is yerlerinde en kötü ve
hastalıklı iletisim yöntemlerinden biridir. Kendiniz dedikodu yapmazken,
dedikodu ortamlarını engellemeye de çalısın. Yanınıza yaklasan bir
dedikoducunun bunları dinlemek istemediğinizi anlamasını sağlamanız
oldukça olumlu bir tavır olacaktır.