Konu: ISO 9001-2000 KYS için alıştırma sorusu?

Bunu daha önce bir fikir alışverişimiz arasında sormuştum ama konunun önemi ve yanlış anlaşmalar yüzünden arada kaynamıştı. Şimdi ayrı bir başlık altında sorayım:


Benim ufak bir şirketim var diyelim. Bu şirketimde az sayıda personel çalışıyor. ISO 9001-2000 KYS belgem de var (veya alacağım). Şirketimde yazılı halde görev tanımları yok. Sizce bu bir uygunsuzluk mudur? Cevabınız "evet"se de "hayır"sa da nedenini yazın üzerinde hep beraber tartışalım.

bence bu bir uygunsuzluktur ama minor uygunsuzluktur çünkü kys de major uygunsuzluk 6 zorunlu prosedürde cıkıyor bildigim kadarıyla.. bunlar olmazsa olmaz döküman kontrolü prosedürü, kayırların konrtolü vs..

evet uygunsuzluktur.kys de görev tanımları belirlenir ve kişiler gt.nın altına imzalarını mutlaka atmalıdırlar

biraz daha düşünün standada bakın

sitede başlatmış olduğunuz bu uygulama için çok teşekkürler bu işte tecrubeli olan sizsiniz ve sizin bu tecrubeleriniz bizim çok işime yarar, bişe isticektim ben sıkça karşılaşılan soruları seçerseniz böle sorular sorulurken bizim gibi tecrubesizler için daha yararlı olur die düşünüorum ,belki şu anda öle yapıosunuzdur ama ben yine bi söleyim dedim acemiyiz ne de olsa

uygunsuzluk değildir ama nedenini sormayın yaa cevabı alsak artık .. sonucta standarda ne kadar baksakta çöm olunca insan işin içinden cıkamıyor

Iso 9001 kalite el kitabında bulunması gerekir.Organizasyon şemasından sonra birimlerin görev tanımları (yetki ve sorumlulukları açıkça belirtilmelidir).

Cevap hayır.
Ama hayır diyebilmek için sağlanması gereken şartlar nelerdir?

meslekte deneyimli arkadaşlar cevaplarınızı bekliyoruz.Açıklayın da biz de aydınlanalım..

Slm.
Bir kalite yönetim sistemi dokümantasyonu şirketten şirkete değişir. Bu dokümantasyon şirket büyüklüğü, faaliyeti, yapılan işin karmaşıklığı, çalışan personelin sayısı durumuna göre farklılık gösterir. Sizin belirtiğiniz türden bir şirkette görev tanımına bence çok da gerek yok. şirketin, standardın gerektirdiği prosedür ve süreçleri belirledikten sonra bunların sorumlularını tanımlayarak oluşturulan talimatlarıda yazarak uygulama da sorun çıkmadığı gözlemlenirse iyi bir sistem kurulmuş olur. Bilmem doğru oldu mu?

Standardın 5.5.1 maddesi "Üst Yönetim, sorumlulukların ve yetkilerin, tanımlanmasını ve kuruluş içinde iletimini sağlamalıdır" der.
Buradan yola çıkarak nasıl bir yorumda bulunabilirsiniz?

Açıkçası burada asıl olan hangi görevin kim tarafından yapılacağı ve bu konunun yazılı bir dokümanla kuruluşta çalışan kişilere ibra edilmesidir. Görev tanımı ise kişisel olarak bu görevleri toplu halde belirtmekten ibarettir. Siz aynı beyanı farklı talimatlarda belirtebilirsiniz. Çalışan kişilerin hangi görevde olduğunu zaten türlü kayıtlarda belirtiyorsunuz. Örneğin personelin Eğitim sicil formunda hangi kişinin hangi görevi yaptığı belli.

Sorunun Cevabı:

Standardın 5.5.1 Sorumluluk ve yetki Maddesinde şöyle der.
Üst yönetim sorumlulukların ve yetkilerin tanımlanmasını ve tüm organizasyon çapında bilinmesini sağlamalıdır.

Bakın standart bunların dökümante edilmesini zorunlu koşmuyor. Ama diyorki tanımlanıp bütün personel tarafından bilinmesi zorunludur.

Şimdi küçük bir şirkettesiniz. Çalışan sayısı çok az herkesde kendi ve altındaki ve üstündeki kişinin görevlerini biliyorsa görev tanımları olmadığı için uygunsuzluk yazamazsınız. Ama tabiki bunun teyidi için çalışanlara çapraz sorular sorarsınız. eğer gerçekten herkes görevleri kavramışsa hiçbir uygunsuzluk yoktur. Ama görevler ve sorumlulukların neler olduğu konusunda bir karmaşa varsa bu bir uygunsuzluktur. O zaman da minor uygunsuzluk yazarsınız.

Tabiki siz KEK veya herhangi bir süreç, prosedür, talimatta görev tanımları yazılı olarak bulunur şeklinde birşey belirttiyseniz. O zaman bu standarda değil sizin sisteminize göre uygunsuzluk olur.

Büyük şirketlerde ise personel sayısı çok olduğu için çalışanların bunu kavraması ve KYT'nin bunu takip etmesi çok zor olacağı için genelde yazılı yapılır. Ama bu bir zorunluluk değil uygulamaya yönelik bir kolaylıktır.

İşletmelerimizde sistemimizi oturturken veya yönetirken danışmanımızdan çok standardın ne dediğini anlamaya çalışırsanız, bir süre sonra zaten o danışmana ihtiyacınız kalmaz

çok teşekkürler Oğuz bey.Bu uygulamaya yönelik alıştırmalar bizim için ileride yararlı olacaktır.Bir de iş başvuruları ve tecrübelerinizi de bizlerle paylaşırsanız çok güzel olur.

tabiki bu konuyuda ayrı başlık altında paylaşalım

onun için de sinan ı beklicez ne yazıkki kapsamım dışında kalıo

oguz bey cok tesekkürler bizi bilgilendirdiginiz için.. ama standardın ne demek istedigini ii bi şekilde anlamak için neler yapabiliriz? yani standardı bicok sefer okumak bi cözüm müdür sizce? bu konuda nasıl bi strateji izlediniz bunu da paylaşırmısınız

standardı okumak çok önemli ama hatim indirir gibi hepsini baştan aşağı bir çırpıda defalarca da okusanız pek bir etkisi olmaz.
Standardı sindire sindire okumak son derece önemli.
Okuduğunuz bir madde ve alt başlıklarında ne demek istediğini iyice düşünün...
Standarta o madde ile ilgili başka hangi maddeler var ona bakın
O madde ile ilgili işletmenizde neler yaptığınıza bakın.
Maddenin istediklerini karşılayıp karşılayamadığınızı kontrol edin.
Daha neler yapabileceğinizi düşünün.
Bunu bütün standart için tekrarlayın.
İmkanınız varsa sahip olduğunuzdan başka sistemleride inceleyin.
Yine imkanınız varsa iyi bir firmanın verdiği eğitimi alın. Bu eğitimi veren çok şirket var ama küçükler ordan burdan duyduklarıyla eğitim veriyorlar. büyükler ise tecrübeli baş denetçilerin tecrübelerinden faydalanarak bu eğitimi veriyorlar. O yüzden maddi imkanınız varsa iyi bir firmadan alın derim.
sistem ve örnekleriyle ilgili bol bol makale, kitap ve bulduğunuz her dokumanı inceleyin.
Siz sistemin üzerine bu kadar düşerseniz bir süre sonra iş hayatınızdaki tecrübelerle birlikte bakmışsınız ki danışmanlar kadar bilgi biliyorsunuz.
ISO'yu ilgi alanınız yaparsanız zaten hepsi kendiliğinden gelir.

Umarım yardımcı olabilmişimdir.

olmazmısınız tabikii çok yardımcı oluyosunuz cok tesekkürler oguz bey.. verdiginiz bilgiler dogrultusunda bi yol izlicem yine danısırım size..saolunnn

hemmen ISO'yu ilgi alanım yapıyorum..sağolun..

teşekkürler bilgi paylaşımları için

Slm
Standardın 5.5.1 maddesi "Üst yönetim, sorumlulukların ve yetkilerin tanımlanmasını ve kuruluş içinde iletişimini sağlamalıdır." diyor. Bu nedenle kuruluş
-görev tanımnlarını
-yetki ve sorumlulukların tanımlanmasını
-iş tanımlarının yapılmasını
-akışlarının sağlanmasını
yürütmelidir.

Bu nedenle ilgili personelin görev tanımları olmaması durumunda standardın bu maddesini yerine getirmemiş olursunuz ki, bu da bir uygunsuzluktur.
Teşekkürler

Alper Bey,

standartta bu tanımlamanın yazılı yapılacağına dair bir şart koşulmuyor. eğer şirket ufak bir şirketse ve görevler çok karışık değilse, herkes de görevler konusunda hem fikirse siz bu konuda uygunsuzluk yazamazsınız. Çünkü yetkiler tanımlanmış, uygulanmakta ve iletişim sağlanmaktadır.
ama eğer insanlara sorduğunuzda görevler konusunda bir belirsizlik veya bilgi eksikliği varsa o zaman uygunsuzluk yazarsınız.
Büyük şirketlerde zaten ekip kalabalık olduğu için görevlerin doğru bilinmesi mümkün olmadığı için genelde yazılı yapılır.

KYS belgesinde asıl amaç ürünün müşteri ve yasal şartlara uygunluğu ise ,ayrıca ürün istenilen kalitede üretildiği sürece küçük bir şirkette görev tanımlaması yapmak uygunsuzluk değildir.