Bu tetkiklerin içeriği, kaliteyi etkileyen bütün fonksiyonlardan, tek bir fonksiyona (örneğin ürün geliştirme), geniş bir prosese (örneğin şikayetlerin ele alınması) veya tek bir aktiviteye (örneğin ölçme ekipmanlarının kalibrasyonu) gibi geniş bir aralığı kapsar. Kalite ile ilgili faaliyetler çok sayıda olduğundan öncelikler belirlenmelidir.
Öncelikler:
1) Kullanılış için uygunluğu veya sözleşme şartlarını etkileyen faaliyetleri,
2) Kalite maliyetlerini etkileyen faaliyetleri vurgulamalıdır.
Önceliklerin tespitinde tetkik yapılması maliyetine karşılık geliştirme fırsatları üzerinde dikkatler yoğunlaşmalıdır. Böylece tetkikler bir sorunun belirlenmesine ve düzeltilmesine yardımcı oldukça tetkik kaynakları diğer bir sahaya çevrilmeli veya gelişmiş sahalarda tetkik sıklığı azaltılmalıdır.

1. Tetkik İçin Referans Standartlar

Kalite planlarının tetkiki bazı referans standartlar gerektirir. Bunların olmaması halinde tetkik büyük ölçüde subjektif hale gelir.
Normalde olması gereken referans standartlar şunlardır.

 Firmanın kaliteye uygulanan yazılı politikaları
 Bütçede, programlarda, sözleşmeler v.s’de belirtilen hedefler,
 Müşteri ve firma kalite spefikasyonları,
 İlgili resim spefikasyonlar ve el kitapları,
 Ürün, proses ve bilgisayar yazılımı üzerinde firma, sanayi ve diğer ilgili kalite standartları,
 Kalite tetkiklerinin yönetilmesi hakkında basılı kılavuzlar,
 Tetkik hakkında genel literatür.

2. Proses Tetkiki Aşamaları

• İnceleyeceğiniz prosesler için bir outline hazırlayın.
• Geçmişte ve halihazırdaki yöneticiler, yönetici adayları ve çalışanlarla liderlik, şirket yönetimi ve prosesler hakkında görüş. Böylece oluşabilecek fırsatları ve inceleyeceğin süreci öğrenebilirsin.
• Değerlendireceğin prosesler için hazırlanmış form ve dökümanları analiz et.
• İncelemenin kararları, sonuçları ve yapılacak önermeler için raporları oluştur.
• Oluşturduğun raporları sun ve müşteriyi incele.

PROSES TETKİKİ YAPAN FİRMALARIN ÖRNEK UYGULAMALARI

1. Software Engineering Proses Tetkiki

Software Engineering’de proses tetkiki on gün ve üç aşamalı olarak sürdürülmektedir.

Proses Aşamaları:

1.Firma içindeki temsilci mühendis takım liderleri ve üyeleri ile görüşmeler (röportajlar): Her mühendislik takımının temsilci üyeleriyle yapılan görüşmeler, gelişim, kalite güvence, konfigürasyon yönetimi ve proje yönetimi için yol gösterici olacaktır. Görüşmelerde, yol gösterici bir anket formu kullanılıyor ve bu form uygun bir proses, uygun proseslerin güçlü ve zayıf yönleri ve ihtiyaç duyulan veya tavsiye edilen değişikliklerin ortaya çıkarılmasına odaklanmıştır. Görüşmeler genelde otuz dakika ve tek bir günde hazırlanabilir.
2.Herhangi bir proses dökümanının saha dışı incelenmesi, gözden geçirilmesi: Bütün proses dökümantasyonunun saha dışı incelenmesi ve ürün geliştirme dizisi (dönemi) için hazırlanan tasarı dökümanı, görüşmeleri takip etmektedir. Döküman seti prosedürleri, kontrol listelerini, test planlarını, spefikasyonları tasarı (dizayn) dökümanları ve şartları içerir.
3.Hali hazırdaki mühendislik proseslerinin güçlü ve zayıf yanlarının teşhisini içeren raporların, gelişim için gerekli olan önerilerle birlikte, hem ürünün kalitesi hem de güvenilir bir dağıtım sağlamak için rapor sunumu: Gelişim ve yazılı raporun sunumu, organizasyonun proses durumu ve proseslerin hem yardım edici hem de engelleyici yanlarının ürün dağıtımındaki rolüne dikkat çekmesi ve dağıtım güvenilirliği ile ürün kalitesinin teşhisi açısından tetkikin son adımıdır.
Software Process Tetkiki 20 kişilik bir ekiple proses tetkikini sürdürmektedir. Çok spesifik bir araştırma için daha büyük ekipler olabilir. Kurulan tetkik ekipleri yazılım uzmanlarından oluşmaktadır.

2-International Training Proses Tetkiki

IT proses tetkiki hızlı, açık- seçik ve az unsurla çok şey anlatmaya odaklanmıştır. IT proses tetkiki sizin güçlü ve zayıf yönlerinize dikkat çekmektedir. Gerçekçi ve başarılır bir gelişim planı için gerekli olan bilgiyi sağlayarak hızlı başarılar elde etmede uygun alanlara dikkat çeker. IT proses tetkiki, firmaların hizmet, proses, organizasyonel, teçhizat ve teknoloji konularında yeterli olup olmadıklarını değerlendirmektedir.
Tetkik Kapsamındaki Konular:
Birinci kısımda; Şirket yönetiminin hizmetleri, görevler, performans proses indikatörleri.
İkinci kısımda; Proses faaliyet alanı, data gereksinimleri, proses statüsü, flow-chart prosedürü, prosese iç bağımlılık.

Üçüncü kısımda; Organizasyonel konularında personelin temini, stretejinin yürütülmesi, proses, tasarı planı, kontrolün dağıtımı ve yayılımı, rol ve sorumluluklar, eğitim-geliştirme ve duyarlılık.
Dördüncü kısımda; Araçlar ve teknoloji araçlarının seçimi, aletlerin sağlanması, integrasyonu, bakım-onarımı ve raporların oluşturulması.

IT Proses Tetkiki 4 adımdan oluşmaktadır:

1) Halihazırdaki statünün değerlendirilmesi (4 saat)
2) Gelişmeleri saptamak için workshoplar (8 saat)
3) Sunumun hazırlanması (2 saat)
4) Yönetim Sunumu

3.DEM Consulting Free Product Development Proses Tetkiki

Free Product Development proses tetkikinin aşamaları:

1. En Uygun Tasarının Yayılım ve Dağıtımı: Bazı basit soru dizileri organizasyonunu ürün dizaynı için tutarlı bir prosese sahip mi olduğunu gösterecektir.
Sorulacak sorular:
• Eğer yeni bir ürünün iki alternatif dizaynı organizasyondaki herhangi bir mühendisinize sunulursa, o kişi hangi dizaynın firma için en uygun olduğunu karar verebilme yeteneğine ve eğitimine sahip mi? Nedenini açıklayabilir mi?
• Mühendislerinizin tümü önceki soruya cevap olarak verilen dizaynı alırlar mı? Kabul ederlerse ne gibi gerekçeler gösterebilirler ve bu gerekçeler birinci mühendisinki ile aynı olacak mıdır?
• Mühendislerinize kendilerinin sorumluluğundaki bir parça veya elemen için alternatif tasarımlar sunulursa, en iyi dizaynı seçebilirler mi? Nedenini açıklayabilirler mi?
• İleri sürdükleri nedenler sistemin dayanması gereken ilke ve nedenlerle tutarlı ve mantıklı mıdır?
Bu sorulara verilen cevapların hepsi evet se, büyük bir olasılıkla dağıtım ve yayılmaya açık ve uygun bir ürün dizaynı için işletmenin sağlam prosese sahip olduğunu gösterir.
Sadece sistem mühendisleri ve proje yöneticileri bütün ürün alternatifleri arasından seçme kabiliyetine sahipse ve mühendisler seçimleri için bir açıklama yapamıyorlarsa, belki bir kazanma sistemine sahip olurlar. Bunun için seçim metodunun, parça dizayn kararları için kullanılan metodların bütün ürün dizaynı için kullanılan metodlar ile tutarlı olması gerekmektedir.

2) Tedarikçi Zincirinin Yönetimi: “DEM Consulting” ortaklar, partnerler ve tedarikçi ilişkilerini değerlendirmektedir.
Sorulacak sorular:
• Tedarikçi zinciriniz optimal tasarımlar üreterek ve devamlı olarak geliştirerek (değerini arttırarak) daha kârlı olmanızı sağlıyor mu? Veya tedarikçileriniz için geliştirme yapmadan yüksek değerli veya maliyetli bölümler yapmak mı önemlidir?
Proses tetkiki, gelişimlerin, firmanın tedarikçi zinciri metodları ve stratejileriyle bütünleşmesini sağlayacaktır.

3) Teknik Risk Yönetimi:
Sorulacak sorular:
• Gelişme planı ve maliyet- fiyat üzerinde umut edilen etkiyi ele geçiren teknik risklerin nicel değerlendirimine sahipmisiniz?
• Prosesleriniz sadece risklerini mi minimize ediyor? Yoksa müşteri istekleri ve ihtiyaçları tarafından doğrulanmış alanlarda mı risk alıyorsunuz?
“DEM Consulting” işletmenin risk şablonunu ve prosesini riske değer biçme ve yönetimi açısından ölçüp değerleme yapabilmektedir.

4) Fiyat- Maliyet Programının Değişimi:

Sorular:
• Ürün geliştirme zaman planınız, proje (tasarı) güçlüğü ve modülasyonunu içerir mi?
• Fiyat-maliyet tahmininiz teknik risklerin maliyetini içerir mi?
“DEM Consulting”, işletmenin zaman planı ve maliyetlerinin birbirlerini karşılayabilmesinde onların yaratılması ve yönetimi için oluşturulan proseslerin ön planda olduğunu düşünerek değerlendirme yapmaktadır.

ÜRÜN TETKİKİ

1. Tanım ve Amaçlar:
Ürün tetkiki ürün kalitesinin spefikasyonlara uyduğunu ve kullanılış için uygunluğunun bağımsız olarak değerlendirilmesidir. Ürün tetkiki muayene tamamlandıktan sonra yapılır.
Ürün tetkikinin amaçları şunları içerir:
 Müşteriye gönderilen kalite seviyesinin tahmin edilmesi.
 Spefikasyonlara uyulduğunu belirleyen muayene kararlarının verimliliğinin değerlendirilmesi.
 Giden kalite seviyesinin gelişmesinde ve muayene verimliliğinin gelişmesinde yararlı olan enformasyon sağlamak.
 Rutin muayene faaliyetinin ötesinde ilave güvence sağlamak.
Ürün tetkikinin yapıldığı aşama Bu aşamanın fayda ve sakıncaları
Kabulden sonra enspektör tarafından En ekonomik, fakat paketlemenin, sevkiyatın, depolamanın ve kullanımın etkisini yansıtmaz.
Paketlemeden sonra, ancak sahaya sevkiyattan önce Ambalajların sökülmesi ve ürünün tekrar ambalajlanmasının gerektirir, ancak orjinal ambalajın etkisini gösterir.
Satıcıya teslimde Böyle bir çok yerde yapılmasının güçlüklerine karşı, depolamanın ve sevkiyatın etkisini gösterir.

Kullanıcıya teslimde Yönlendirilmesi çok güç olmakla birlikte satıcıdaki depolama ve taşımanın da ilave etkilerini değerlendirir.
Hizmetteki performans En ideali ancak en zor olanıdır. Çok sayıda değişik kullanımdan dolayı numune almak konuyu basitleştirebilir.


Tablo 1. Ürün Tetkikinin Olası Aşamaları
Genellikle ürün tetkiki için ihtiyaç gösteren bazı sinyaller vardır. Bu sinyaller arasında şunlar sayılabilir:
 %100 muayene yapıldıktan sonra müşteri tarafından alınan uygun olmayan ürünler.
 %100 muayene yapıldıktan sonra müşteri tarafından teslim alınmadan önce üründe hasar.
 %100 muayenede ve daha sonra ortaya çıkarılamayan ürün uygunsuzlukları.

2. Değerlendirme Aşamaları

İdeal olarak ürün tetkiki, gerçek hizmet performansı ile müşterinin hizmet ihtiyacını mukayese etmelidir. Bu ideal o kadar güç ve masraflıdır ki, ürün tetkiklerinin çoğu bir yaklaşıklık içerir. Birçok basit, stabil ürün için spefikasyonlara karşı yaklaşık test sonuçları, ürün tetkikini yönetmenin ekonomik v e faydalı bir yoldudur.
O kadar basit olmayan ürünler için kalite karakteristiklerinin çoğu müşteri tarafından belirlenebildiği gibi ürün henüz fabrikada iken belirlenebilir. Böylece kullanım için esas olan ürün karakteristikleri, fabrikada olsun veya daha sonraki ileri aşamalarda olsun, uygun kademelerde gayet iyi değerlendirilir.
Ürün giderek artan bir şekilde karmaşık oldukça, ürün tetkiki aşağıda Tablo 1’de görüldüğü gibi, artan bir şekilde çeşitli kademelerde yönlendirilir. Karakteristiklerin önemli bir bölümü en ekonomik aşamada değerlendirilebilir. Bu da fabrika kontrolundan hemen sonraki aşamadır. Ancak kalan (ve genellikle en karmaşık) karakteristikler, diğer aşamalarda değerlendirilebilir.

Sevkiyattan sonra sahada yapılacak tetkiklerde değişik alternatifler vardır. Eğer ürün küçük ve stabil birimler içeriyorsa, numunelerin değerlendirme için merkezi laboratuvara geri gönderilmeleri fizibldir. Eğer ürün büyük birimler içeriyorsa tetkik ekibini sahaya göndermek belki daha ekonomiktir. Örneğin grafik sanatlar sanayinde bir baskı kağıtları tedarikçisi, ekibi sahaya 1) kağıtların, müşteri ambarındaki durumunu ve 2) kağıtların, dergi basma işlemi gibi müşterinin proseslerindeki gerçek çalışmasını gözlemlemek için gönderebilir.
Ürün tetkiki imalat aşaması esnasında da uygulanabilir. “Hat içi tetkik” ve “proses içinde çalışma tetkiki” gibi terimler genelde kullanılmaktadır. Böyle tetkikler, uygunsuzlukları belirlemek için daha önceki muayenelerin verimliliğini değerlendirir. Thresh (1984) hat içi tetkikleri tartışmıştır.
Ürün tetkikinin özel bir durumu yeni ürünler için yapılandır. Love (1982) yeni ürünlerin tetkiklerinin, ürün geliştirme programını değerlendirilmesini nasıl kolaylaştırdığını açıklamıştır.


Kaynaklar

1. Prof.Dr.Atila Bağrıaçık-Münevver Şimşek, Örnek ISO 9000 Kalite El Kitabı, 1. Baskı, Bilim Teknik Yayınevi, Eskişehir, 1995, s.193
2.David MILLS, Quality Auditing, British Council, Chapman&Hall, London, 1993, s.6
3. Gönül Yenersoy, ISO 9000 Nedir? Niçin? Nasıl?, Rota Yayınevi, İstanbul.
4.BVQI Baş Denetçi Eğitim Notları,Yayım 1.01, 25.01.1995.
5. Michael R. Beauregard, Raymond J. Mikulak, Barbara A.Olson; Van Nostrand Reinhold, A PARACTICAL GUIDE TO QUALITY AUDIT, Fifth edition, No.34, New York, 1992, p.54-55.

6.Naci A. UYGUR, Kalite Güvence ve Kalite Tetkikleri, KOSGEB (Küçük ve Orta Ölçekli Sanayi Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı-Ankara Eğitim Merkezi), Yayın No.37, Ankara, 1996.
7.TSE,TS-ISO 10011-1, Kalite Sistemleri Tetkiki-Kılavuz, Kısım 1-Tetkik, 1.Baskı Ankara, Temmuz 1992