A. TETKİK KAVRAMINA GİRİŞ

Tetkikler TS-ISO 10011-1, 10011-2,10011-3 standartlarındaki esaslara göre gerçekleştirilir, kullanıcılar bu esasları kendi ihtiyaçları yönünde kullanabilirler.


Tetkikler;

- Kalite sisteminin gerçekleştirilmesine yardımcı olur.

- Kalite sisteminin uygun ve etkin unsurlarının tespiti amacıyla yapılır.

- Yönetim aracıdır.

- Kuruluşun hedeflerine ulaşmasında yardımcı olur.

- Uygunsuzlukların azaltılması, ortadan kaldırılması ve önlenmesi için objektif delil sağlar .


B. KALİTE TETKİK TANIMI


Genel bir kalite tetkiki, kalite performansının bazı yönlerini standart olarak kabul edilen performansla mukayese etmek için yönlendirilen bağımsız bir gözden geçirmedir. Bağımsız tetkik olmasının sebebi tarafsız olmasıdır. Tetkikçinin gözden geçirilen performanstan doğrudan sorumlu olmadığını belirtir.

Kalite tetkiki, kalite ile ilgili faaliyetlerin ve sonuçlarının, planlanan düzenlemelere uyup uymadığının, bu düzenlemelerin etkili olarak uygulanıp uygulanmadığının ve amaca ulaşmak için uygun olup olmadığının sistematik ve tarafsız olarak incelenmesidir.

Bir tetkik muayene veya kalite gözetimi ile karıştırılmamalıdır. Bunlar yalnız proses kontrolü veya ürün kabulü için yapılan faaliyetlerdir.


C. KALİTE TETKİKİNİN AMAÇLARI


Tetkiki planlayan kişiler öncelikle tetkikin maksadını açık bir şekilde anlamalıdır. Tetkik ürünün uluslararası standartlara uygunluğunu gösterecek şekilde olmalıdır. Ürünün popülaritesini belirtmeye, organizasyonun sorunlarına yönelik yapılan tetkikler uluslararası standartlara uygunluğu gösterir nitelikte olmayacaktır.

Tetkik normal olarak aşağıda verilen amaçlardan bir veya daha fazlası için tasarımlanır;

- Kalite sistem elemanlarının belirlenen şartlara uyup uymadıklarının tespit edilmesi

- Uygulanan kalite sisteminin belirlenen kalite hedeflerini sağlamadaki etkinliğinin tespiti

- Tetkik edilene kalite sistemini geliştirmesi için bir fırsat verilmesi

- Mevzuat kurallarına uyum sağlamak

- Tetkik edilen kuruluşların kalite sistem listelerinin tutulmasına izin vermek

- Müşteriye güvence vermek

- Operasyonel Sorunları Gözlemlemek

- Düzeltici faaliyetler için Geribesleme sağlamak


Tetkik ya bir tek ürün ile sınırlandırılmalı ya da sistemin tamamı için gözden geçirilmelidir. ISO bir sistem tetkiki olduğundan tüm sistem için tetkik yapılmalıdır.

Büyüklüğün kapsamı ve firmanın yapısı gözönüne alındığı zaman bu iki parametre, tetkikin yapılması için gerekli olan programlama ile ilgili lojistik gereksinmeler büyük ölçüde belirlenecektir. Bu bilgi aynı zamanda bir müşteri olarak kendi beklentilerini anlayarak tetkike hazırlanmasına ve tetkikçilerin seçilmesinde organizasyona yardımcı olacaktır.

Bu düzenlemelerin doğru olup olmadığı kararını, Denitçi Raporunu gözden geçiren Yönetim Personeli verir.

Sisteme Uygunluk Sağlama: Herhangi bir sistem denetlenmeden önce, Prosedürler, Akış şemaları ya da benzeri bir başka döküman ya da bilgisayar yazılımı ya da sunulmalıdır.Burada önemli olan dökümünte edilen prosedürlerin doğru ve kullanışlı olması, ilgili departman işlem yöntemini ya da ele alınan özel işlemler ve yöntemlerini yansıtmasını sağlamasıdır.

Bundan sonra yazılı prosedürlerin doğru bir biçimde uygulanmasının sağlanması gerekmektedir. Bunu da sistem denetimleri ile gerçekleştirebiliriz.

Yönetime Güvence Verme: Herhangibir departmanda uygulanan prosedür ya da prosedürlerin belirli bir bağımsız incelemesi olmadan, ilgili yönetimin sistemin uygun olup olmadığını, verimli olup olmadığını ve bazı köklü değişikliklere gerek bulunup bulunmadığını bilebilmesi son derece zordur.

Müşteriye Güvence Verme: Tetkik sonuçları, şirketin yalnızca bir Kalite Yönetimi Sistemine sahip olduğunu göstermez. Bunu sürekli olarak test ettiğini, gözden geçirdiğini ve etkisini sürekli kılmak için gerektiğinde değişikler yaptığını kanıtlar. ISO 9000 doğrultusunda yapılan değerlendirmeler, müşteriye sisteminbustandardın gereklerini karşıladığını gösterir.

Operasyonel Sorunları Gözlemlemek: Herhangi bir sistem tetkiki sırasında tetkikçi, prosedürler ile sistem arasında doğan uyumsuzlukları ya da sorunları gözlemleyip, departman sorumluları ile tartışarak,sistemle ilgili sorunlar saptayabilir ve nasıl geliştirileceğini belirleyebilir.

Geribesleme ve Düzeltici Faaliyetler: Tetkikin en önemli avantajı,sorunlar saptayabilmesi ve sadece tek tek bu sorunlarla uğraşmaktan çok, bu sorunların gelecekte tekrar ortaya çıkmasını engellemek amacıyla sistemin bir bütün olarak ele alınıp düzeltmelerin yapılabilmesini olanaklı kılmasıdır. Düzeltici işlemler gerçekleşmeden denetleme tamalanmış sayılmaz. Bunu nedenle sorunların, gelecekte aynı sorunlara yol açmayacak hale getirilmesi sağlanmalıdır. Düzeltici işlemlerin kaydı tutulmalı ve gözden geçirilmelidir.


D. KALİTE TETKİKİNİN KAPSAMI


TS-ISO 10011-1 standardı kalite tetkik sistemleri ile ilgili esas tetkik prensiplerinin, kriter ve uygulamalarının tespitine ve kalite tetkik sistemlerinin tesisi, planlanması, uygulanması ve dokümantasyonu için esasların belirlenmesini kapsar.

TS-ISO 10011-1 standardı, kalite sistemi elemanlarının mevcudiyetini ve uygulanmalarını saptamak ve sistemin, öngörülen hedeflerini yerine getirebilme yeteneğini kontrol etmek için gerekli esasları verir. Standardın kapsamı, değişik tip endüstri ve organizasyonlara uygulanabilmesi veya adapte edilmesi için yeteri kadar genel mahiyettedir


Tetkikler;


- Kaliteye ulaşmak için uygun hazırlıkların yapıldığı

- Ürünlerin kullanıma uygun ve kullanıcıya güvenli olduğu

- Kanunların ve mevzuatın gereklerinin yerine getirildiği

- Spesifikasyonlara uygunluğun varlığı

- Yazılı prosedürlerin yeterli olduğu ve takip edildiği

- Düzeltici faaliyetlerin yapıldığı

- Gelişme için imkanların belirlendiği

gibi konularda bağımsız güvence sağlar.


1. KALİTE TETKİKİ İLE İLGİLİ BAZI TANIMLAR


- Tetkikçi: Kalite tetkiki yapabilecek niteliklere sahip olan kişidir.

- Müşteri: Tetkik talebinde bulunan bir kişi veya kuruluş

- Tetkik Edilen: Tetkikin gerçekleştirileceği kuruluş

- Gözlem: Tetkik esnasında elde edilen ve objektif delillerle teyid edilen bir sonuçtur.

- Objektif Delil: Bir ürün veya hizmet kalitesi veya gözlem, ölçüm veya deneylere dayalı ve doğrulanabilen bir kalite sistem elemanının mevcudiyetine ve uygulanmasına ait kalitatif veya kantitatif bilgiler, kayıtlar veya beyanlardır. Objektif delil, belgelenmiş veya gözlemlenmiş bilgiler şeklindedir. Bunların doğruluğu kanıtlanmalı, dolayısıyla kalitatif veya kantitatif kavramlarla ifade edilmelidirler. Böylece duygusal veya önyargılı algılamalardan etkilenmeleri azalmış olur.

TETKİK ŞARTLARI


Kalite sistem tetkikleri, belirlenen kalite hedeflerinin yerine getirilebilmesi, uygunsuzlukların azaltılması, ortadan kaldırılması ve özellikle önlenmesiyle ilgili objektif deliller sağlar. Bu tetkiklerin sonuçları kuruluşun performansının arttırılması için yönetim tarafından kullanılır.

Etkin bir tetkik yapmak için temel şartları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;


- Yönetimden destek,

Kuruluş içi kalite tetkiklerinin uygulanması için üst yönetimin, bu tetkikin kapsamını, sorumlulukları ve yetkileri, tetkik edilecek birimleri belirlemesi gerekir.


- Eğitilmiş tetkikçiler,

Şartlara bağlı olarak tetkik heyeti, özel konularda uzmanlaşmış kişiler, tetkik eğitimi alanlar veya müşteri, tetkik edilen ve baş tetkikçi tarafından kabul edilen gözlemcilerden oluşabilir.


- Bağımsız tetkik fonksiyonu,

Tetkikçilerin, tetkik edilecek bölümlerle/birimlerle organizasyonel direkt bir bağımlılığı olmamalı, bilakis bağımsız olmaları gerekir.


- İmkanlara, dökümanlara ve personele zamanında ulaşabilme imkanı,

Tetkikler esnasında tetkik edilen kuruluş personeli, prosedürler, dökümanlar, kalite sistemi elemanlarını tarif eden ve destekleyen diğer bilgi ve veriler zamanında ve kolaylıkla ulaşılabilecek nitelikte olmalıdır.


- Yönetimin bütün seviyelerine ulaşabilme,

İstenilen veya gerek duyulan yer ve zamanda yönetimin bütün seviyelerine ulaşabilmek gerekli hazırlık yapılmalıdır.

- Tanımlanmış tetkik işlemleri,

Hazırlanan tetkik planına göre tanımlanmış tetkik işlemleridir.

Bütün bu aşamalarda amaçları, kontrolleri, standartları, popülasyonu, olayları, nedenleri, etkileri, kişileri, nasıl ve ne zaman iletişim kurulacağını ve metodları bilmek gereklidir.


F. TETKİK SEBEPLERİ


Tetkikler genel olarak aşağıdaki sebeplerden bir veya birkaçı için başlatılır.


- Yönetime araç olması,

Tarafsız değerlendirme esası ile olaylara dayalı gerçek verilerin sağlanması. Kuruluşun kendi kalite sisteminin kalite sistem standardına göre değerlendirilmesi.


- Yönetim sistemlerinin statüsü,

Prosedürler, metodlar ve eğitim imkanları hakkında ön yargılı düşünceleri düzeltir. ( Üst ve orta yönetim çoğu kez kendi operasyonlarını pembe gözlük ile görürler.) Kuruluşun kendi kalite sisteminin belirtilen şartları sağlamaya devam ettiğinin ve bu sistemin uygulandığını doğrular.


- Haberleşmeyi geliştirir,

Üst yönetime doğrudan rapor sağlar.


- Tetkike taraf personele faydalı bir eğitim olur.


Kaynaklar


Prof.Dr.Atila Bağrıaçık-Münevver Şimşek, Örnek ISO 9000 Kalite El Kitabı, 1. Baskı, Bilim Teknik Yayınevi, Eskişehir, 1995, s.1932.

David MILLS, Quality Auditing, British Council, Chapman&Hall, London, 1993, s.62.

Gönül Yenersoy, ISO 9000 Nedir? Niçin? Nasıl?, Rota Yayınevi, İstanbul.

BVQI Baş Denetçi Eğitim Notları,Yayım 1.01, 25.01.1995.

Michael R. Beauregard, Raymond J. Mikulak, Barbara A.Olson; Van Nostrand Reinhold, A PARACTICAL GUIDE TO QUALITY AUDIT, Fifth edition, No.34, New York, 1992, p.54-55.

Naci A. UYGUR, Kalite Güvence ve Kalite Tetkikleri, KOSGEB (Küçük ve Orta Ölçekli Sanayi Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı-Ankara Eğitim Merkezi), Yayın No.37, Ankara, 1996.

TSE,TS-ISO 10011-1, Kalite Sistemleri Tetkiki-Kılavuz, Kısım 1-Tetkik, 1.Baskı Ankara, Temmuz 1992