Konu: Üretim Maliyetleri (Maliyet Düşürme Araçları)

MALİYET DÜŞÜRME ARAÇLARI

Aşağıda maddeler halinde ele alınacak olan araçların maliyet düşürme projelerinde görev alan kişi veya kişilerce, bilinmesi yada bu araçlardan elde edilecek olan verilerin yorumlanabilmesi gerekmektedir.

2.1. MALİYET MUHASEBESİ ve ANALİZLERİ

İşletmede üretilen mamullerin veya hizmetlerin maliyet fiyatının belirlenmesi, maliyet giderlerinin kontrolü, fiyat incelemeleri ve satış fiyatının belirlenmesi maliyet muhasebesinin konusunu oluşturmaktadır. Bu nedenle verimlilikle yakından ilgilenen maliyet muhasebesi işletmelerde dinamik yönden yapılan analiz ve kontrollere ilişkin bilgi ve verileri sağlamakla yükümlüdür. Verimliliğin önemli bir unsur ve ölçüsü olarak maliyet muhasebesi, muhasebe ve üretim tekniği arasında yer almasına bağlı olarak üretim ve muhasebe personelini birbirine yakalaştırmış ve birlikte çalışmalarını zorunlu hale getirmiştir.

Maliyet muhasebesi üretilen mamul ve hizmetlerin maliyetini oluşturan, maliyet giderlerini türleri, oluş yerleri ve ilgili oldukları mamul ve hizmet türleri bakımından belirlenmesine ve izlenmesine olanak sağlayan bir hesaplama ve kayıtlama sistemi olup belirli bazı faaliyetler veya faaliyet kolları için değil, her tür üretim faaliyeti için maliyet hesaplamalarına olanak vermektedir.

Maliyet muhasebesi analizleri karar maliyet düşürme komiteleri için mevvcut bilgiler içinde en değerli olanlarıdır. Bu bilgiler maddeler halinde aşağıdaki gibi sıralanabilir.

•Maliyetlerin ne miktarda, nerede ve niçin gibi sorularına cevap bilgiler.
•Maliyetler malzeme, işçilik ve masraf (harcama) kalemlerini ayırt eder. Bu önemli bir ayrımdır çünkü ilgili bu veriye dayanarak öncelikle ilgilenmesi gereken maliyet kalemini belirler.
•Eğer standart maliyetler kullanılmakta ise varyans analizleri yolu ile kayıplar inceleme ve çabanın nerelere yapılması gerektiğini gösterir. Bu durumda amaç maliyetleri standartlara indirmek ve kısmen bu standartları azaltmak olacaktır.
•Standart maliyet analizleri sebep ve nedenleri göstermek suretiyle çabuk sonuç alınmasını sağlarlar.

Maliyet analizleri, mamul proses ve işletme yöntemlerinin veya fabrika genel giderlerinin maliyetlerinin azaltılabilmesi potansiyel ve imkanlarının analizi için mevcut en değerli araçlardan biridir. Maliyet muhasebe kayıtları, maliyet düşürme personelince başlatılan maliyet düşürme ve kontrolünün de etkinliğinin değerlendirilebilmesi için bir kriterdir.

2.2. BÜTÇELER ve BÜTÇE KONTRLU

Bütçeler işletmenin makro anlamda belli bir vadeye ait harcama projeksiyonunu yansıtan planlardır. Bu anlamda bütçeler bazı ticari işletmelerce maliyet düşürme programlarını da içeren bir yapı dahilinde oluşturulurlar. Dolayısıyla işletmeler bütçe hazırlık çalışmaları içinde ayrıntılı araştırmalar sonucu ekonomik etkinlik ve verimlilik faaliyetlerinin yer almasını gerekli görmektedirler.

2.3. BAŞABAŞ ŞEMALARI

Bu şemalar maliyet muhasebesi ve bütçe kontrolü ile yakından ilgilidir. Başabaş şemaları kullanmak suretiyle kar-maliyet ilişkisini açık bir şekilde görmek mümkündür. Ayrıca bu şemaları kullanmak suretiyle sabit ve değişken maliyetlerin oranlarının analizleri de yapılabilir.

2.4.METOD MÜH., İŞ BASİTLEŞTİRME, STANDARDİZASYON

Bu faaliyetler de maliyet düşürme çalışmalarında faydalanılan araçlardandır. Metod mühendisliğinin temel amacı bir faaliyetin yapılmasının optimum yöntemi belirlemektir. Dolayısıyla bulunan yöntem faaliyetin en basit ve verimli şekilde gerçekleştirilebilmesini sağlayacaktır. İş basitleştirme Metod Mühendisliği’nin bir aracıdır. Sonuçta bulunan yöntem standardizasyona gitmek suretiyle o işi yapmakta olanlara empoze edilecektir.

2.5. ZAMAN ve HAREKET ETÜDLERİ

Zaman etüdü Metod Mühendisliği’nin standardizasyondan sonraki aşamasıdır. Bu çalışmalar sonucu öncelikle maliyet muhasebesinde de kullanılacak standart zamanlar belirlenir. Buradan yola çıkılarak işgücü maliyetlerinin kontrolü yanında verimli bir faaliyet yönteminin oluşturularak teşvikli bir ücret sistemiyle desteklenmesi sonucu etkin bir üretim sisteminin oluşması sağlanmış olur.

2.6. İSTATİKSEL ANALİZLER

Bu faaliyetler korelasyon etüd ve araştırmaları yolu ile maliyet faktörlerinin belirtilmesine yardımcı olur.

2.7. PROSES AKIM ŞEMALARI

Bu şemalar Metod mühendisliğine ilişkin faaliyetlerde kullanılır. Malzeme taşımalarını minimize etmek suretiyle önemli verimlilik arttırıcı yönü önemlidir. Amaç iş akışını taşıma maliyetlerini minimize edecek şekilde verimli bir şekilde düzenlemektedir.

2.8. KALİTE KONTROL ANALİZİ

Maliyet düşürme çalışmalarında önemli ölçüde yer tutan hata oranlarının, kalite kontrol sürelerinin azaltılması çalışmaları, kalite kontrol analizlerine gereksinim duyar.

2.9.ORGANİZASYON ŞEMALARI, EL KİTAPLARI ve ARAŞTIRMALAR

Organizasyondaki hatalar verimsizliğin ve israfın bir diğer sebebi olarak göz önüne alınmalıdır. Sorumlulukların çakışması ve israflı çabaların sebebi organizasyonun işletmeye uygun bir yapıda oluşturulmamasından kaynaklanır ki bunun sonucu yüksek maliyetlerdir. Bu açıdan organizasyon el kitabı ve şemaları aşırı maliyetlerin sebeplerinden bazılarını ve bunları önleme yollarını gösterebilir

MALİYET DÜŞÜRME ÇALIŞMALARI

3.1.MALİYET DÜŞÜRME SAHALARININ BELİRLENMESİ

Maliyet Düşürme Projelerinin ele alınış aşamalarında en önemli adımlardan biri potansiyel maliyet düşürme sahalarının belirlenmesidir. Bu aşamada sağduyu tekniklerinin önemli bir yeri olacaktır.

Herhangi bir işletmede kazanılan değerlerin potansiyeli o amacın gerçekleştirilmesi uğruna harcanan çabanın bir fonksiyonudur. Dolayısıyla işletme içinde belirlenen hedeflere ulaşabilmek için çabanın sürekli olarak gösterilmesi gerekir.

İşletme içinde karşılaşılan sorunların çözümüne yönelik olarak gerçekleştirilen faaliyetlerde sürekli olarak ön yargısız ve eleştirel bir gözle sorunun sebebini bulmak ve çözüm üretmek gereklidir. Bu aşamada işletme içinde gerçekleşen faaliyetlerin verimi üzerinde düşünmek yararlı olacaktır. İşletmeye eleştirel bir gözle bakabilmenin anahtarı ise işletme körlüğü olarak anılan işletme içindeki fiziki yapının kanıksanması olayının mutlaka aşılmasıdır. Bunu yapabilmek için açık fikirli olmak ve sorunlara veya olaylara değişik açılardan bakabilme yeteneğine sahip olmak gereklidir.

•Kontrol Listesi Tekniği

Maliyet düşürme çalışmaları içerisinde kullanılabilecek bir araç da kontrol listesi tekniğidir. Tekniğin amacı maliyetleri oluşturan tüm faktörleri sistemli bir şekilde taramak, direkt ve ayrıntılı yollardan maliyetleri oluşturan unsurları eksiksiz saptamaktır. Saptanan maliyet elemanlarını azaltabilecek ipuçları bulmak ve bunları uygulamaya koymak tekniğin ikinci safhasını oluşturmaktadır.

•Kontrol Listesi Hazırlama Tekniği

Akış diyagramı incelendiğinde tekniğin aşamalarının aşağıdaki şekilde ilerlediği fark edilecektir. İlk olarak toplam maliyetin analizini yapmak suretiyle toplam maliyeti oluşturan kalemler ve bunların toplam maliyet içindeki payları saptanır. Daha sonra ise yapılan maliyet analizinin yorumlanması suretiyle en çok faydayı sağlayacak olan maliyet kaleminden başlanarak inceleme yapılır. Yapılan sıralamanın ardından öncelikle incelenecek maliyetler tespit edilir. Tespit edilmiş olan maliyetlerin faktörleri tespit edilir. Ardından belirlenen faktörlerin ayrıntılı bir şekilde analiz edilmeleri söz konusudur. Yapılan analizin ardından tesit edilen hedefler doğrultusunda kontrol listeleri çıkartılır. Kontrol listelerinin incelenmesi sonucu uygulanabilecek kalemler tespit edilir. Böylelikle uygulamaya geçilebilir. Bundan sonra ise uygulama sonuçlarının ve sağlanan gelişmelerin sürekli olarak takibi gereklidir. İşletme içinde bu faaliyetler dönüşümlü olarak sürekli bir şekilde devam etmelidir. Bunun en önemli sebebi işletme çalışanlarının bu faaliyete inanarak gerekli bakış açısına sahip olabilmeleridir. Bu sağlandığı taktirde maliyet düşürme projeleri açısından önemli bir gelişme sağlanmış olacaktır.

Bir fabrika için örnek bir kontrol listesi

•Malzeme ile ilgili olarak

1.Hatalı parçaların kontrol edilmesi
2.Stokları azaltmak
3.Ekonomik sipariş miktarının tespit edilmesi
4.Eğer standart maliyetler kullanılmaktaysa malzeme fiyat ve kullanış varyanslarını incelemek

•İşçilik maliyetleri ile ilgili olarak

1.Üretim yönetiminin verimini, taşımları minimize etmek, iş hazırlık sürelerini azaltmak, işçi boş zamanlarını telafi etmek, gerekli iş basitleştirme yöntemlerini kullanmak suretiyle arttırmak.
2.İndirekt ve direkt işçilik kalemlerini incelemek.
3.Yap/Satın al analizi yapmak suretiyle gereken kararı vermek.
4.Mekanik teçhizatın mevcut üretim yöntemine uygunluğunu incelemek.

•Masraflarla ilgili olarak

1.Masraflar üzerindeki denetimi arttırmak
2.Sabit maliyetlerin mümkünse değişken maliyetlere çevrilmesini sağlamak

•Teslim ve dağıtım maliyetleri ile ilgili olarak

1.Teslim hizmetinin, daha dengeli ve daha büyük partiler halinde daha kullanışlı bir tarzda yapılabilirliğini incelemek.
2.Ambalaj ve palet maliyetlerini incelemek.

•Satış maliyetleri ile ilgili olarak

1.Reklam maliyetlerini incelemek
2.Sipariş miktarlarını maliyet/kar analizi ile incelemek.
3.Satış maliyetlerini incelemek suretiyle maliyet/kar analizi yapmak.

3.2.MALİYET DÜŞÜRME İŞ PLANI

Maliyet düşürme çalışmalarının tümü belli bir sisteme uygun olarak sürdürülmelidir. Çalışmaların dizgesel bir plana uygun olarak işlemesi gereği, iş veya görev planı denilen bir planın geliştirilmesi sonucunu doğurmuştur.

Düzgün bir iş planı yapılarak sebep ile sonucun ilgili olduğu tüm işlemler ve aralarındaki ilişkiler dizgisel bir şekilde ortaya çıkarılmalıdır.

Ancak maliyet düşürme çalışmalarında genellikle bu şekilde dizgesel bir planın bir bölümünü başarma olasılığı olmayınca o kısım olduğu gibi ihmal edilmiştir. Oysa gerçek bir maliyet düşürme çalışmasında başarıya ulaşılması için planın hiçbir bölümünün atlanmaması gerekir.

Maliyet düşürme aşağıdaki maliyet düşürme iş planına uymalıdır.

•Üzerinde maliyet düşürme çalışması yapılacak olan problem tam olarak kavranmalıdır.
•Konu ile ilgili gerekli bilgiler toplanmalıdır.
•Yaratıcı fikirler geliştirilmelidir.
•Hareket planını oluşturmak için etkili programlar hazırlanmalıdır.
•Elde edilen sonuçlar harekete geçmek için düzenlenmelidir.
•Özet ve sonuçlar.

İş planının tüm aşamalarının doğru olarak gerçekleştirilmesi, çalışmanın tümünü olumlu yönde etkileyecektir.bu nedenle sözü edilen aşamalar hakkında kısaca bilgi verilmesi uygun görülmektedir.

•Problemin tam olarak kavranması:

İş planının ilk aşamasında amaç, çözülmesi istenilen problemin tam olarak ortaya koyulmasıdır. Öncelikle, bir işletmede yada endüstri kolunda hangi ürün yada işlemde maliyet düşürme çalışmalarının yapılacağı saptanmalıdır. Daha sonra bu alanlarda etraflı bir şekilde inceleme yapılmalıdır.

Bu aşamada kontrol listelerinin kullanımı çalışmanın belli bir metodolojiye uygun götürülmesini sağlayarak bu sayede hem işleri hızlandıracak hem de yanlış ve eksiklerin önlenmesini sağlayacaktır.

•Gerekli bilgilerin toplanması:

Bu aşama, problemin çözümü için gerekli olabilecek tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru olarak toplanması aşamasıdır. Bu aşamada Bölüm II’de bahsedilen araçlardan faydalanılır.

Bilgilerin toplanması sırasında sorulacak anahtar sorular, ne, nerede, ne zaman, nasıl, ve kim’dir. Bu sorulara alınacak cevaplar bilgi niteliğindedir. Bu bilgiler maliyet, kalite, ürün, metod, tüketici istek ve gereksinimleri ile ilgili bilgilerdir.

•Yaratıcı fikirler geliştirilmesi:

İş planının gelişmesinin temeli, yaratıcı fikirlerin oluşturulmasıdır. Yeni ve yaratıcı fikirlerin temeli bilgiye dayanır.

Yeni ve yaratıcı fikirler geliştirmek için kullanılan yöntemlerden bazıları da aşağıda sıralanmıştır.

i.İşletmenin mevcut durumu incelenerek güçlü ve zayıf yönleri saptanmamalıdır. Bu inceleme yazılı hale getirilip tüm çalışanlara dağıtılarak konuyla ilgili fikir ve öneriler alınmalıdır.
ii.İşletmede önerilen fikirleri bir arada toplamak amacıyla bir birim kurulmalıdır. Daha önce sunulmuş fikirler tekrar gözden geçirilerek iyileştirme çalışmaları yapılmalıdır.
iii.Önemsiz gibi görünen ve ilgimizi çekmeyen konular da incelenmelere dahil edilmelidir.

•Hareket planının oluşturulması için etkili programların hazırlanması:

Buraya kadar sıralanan adımlar, maliyet düşürme için gerekli ön çalışmaları içermekteydi. Bu aşamada ise bu ön hazırlıkların bir araya getirilmesi, yürütülmesi, denetlenmesi ve sonuçlandırılması .alışmalarının tümünü birden yönetebilecek bir programın gerekliliğinden söz edilecektir.

Üzerinde çalışma yapılacak konu, konu ile ilgili bilgi ve yaratıcı fikirler belirlendikten sonra çalışmayı başarılı bir şekilde yürütmek ve sonuçlandırmak için bir program yapılabilir.

•Elde edilen sonuçların harekete geçmek için değerlendirilmesi:

Maliyet düşürme programı geliştirildikten sonra elde edilen tüm sonuçların değerlendirilmesi aşamasına geçilir.
Değerlendirme aşamasında ürünün yada işlemin tüm fonksiyonları belirlenmeli ve gereksiz olanları saptanmalıdır. Geliştirilen her fikrin maliyeti saptanmalı, gerekli fonksiyonu yerine getirecek en düşük maliyetli seçenek belirlenmelidir.

Ancak en düşük maliyetli seçenek belirlenirken ürünün yada işletmenin kalite ve güvenilirliğinin muhafaza edilmesi gerekir.

•Özet ve sonuçlar:

Son aşama, en düşük maliyetli seçenek belirlendikten sonra çalışmanın üst düzey yönetime sunulması ve kabul ettirilmesi aşamasıdır.

Sözü edilen maliyet düşürme iş planı çerçevesinde işletmelerin, bu amaca yönelik bazı faaliyetleri yerine getirmeleri gerekir.

1.Maliyet düşürme ve verimlilik çalışmalarını kapsayacak bir plan geliştirilmelidir.
Amaca yönelik olarak yeni ve yaratıcı fikirlerin bir arada toplanabileceği bir planın oluşturulması gerekir. Bu plan, yukarıda sözü edilen maliyet düşürme iş planıdır.
2.İşletmede bu plan çerçevesinde verimliliği arttırıcı çalışmalar geliştirilmelidir.
3.Verimlilik artışı belirlenmelidir.
4.Verimlilik ölçümü yapılmalıdır.
5.Çalışanların katılımları arttırılmalıdır.

Verimlilik artışı ve maliyet düşürmenin önemi üst düzey yönetim tarafından desteklenmelidir. Fakat yaratıcı ve yeni fikirlerin çoğu genellikle alt düzey yönetici kaynaklı olduğundan üst düzey yönetim bu çalışmaları desteklemelidir.

Aşağıda önerilen adımlar çalışanların katılımı desteklemektedir.

•Çalışanların teklif getirmelerini teşvik etmek gerekir.
•Çalışanların tutundurulması, tanıtılması yöntemlerini geliştirmek gerekir.
•Çalışanlara verimlilik artışına katkılarına karşılık ödüller teklif edilmesi gerekir.

6.Maliyet düşürme eğitim çalışmaları düzenlenmelidir.

Günümüzde önemi bir hayli artarak rekabette önemli bir şart halini alan insan kaynakları yönetimi de bu konuda gerekli hassasiyeti göstermelidir. İşletme içi eğitimlerinde bu konuya verilecek önemle insana yapılacak yatırım mutlak suretle verimlilik olarak geri dönecektir. Beyaz yaka çalışanlar kadar mavi yaka personelin de maliyet düşürme ve verimlilik hakkında bilgilendirilmesinin çalışmalara büyük katkı sağlayacağı açıktır.

Çalışanları bu konuda eğitmek amacıyla eğitim programları dışında seminer, konferans vb gibi toplantılar düzenlenmesinin yararı yadsınamaz. Ayrıca işletme dışından da çalışmaları destekleyecek uzmanların eğitim programlarına katılımlarının sağlanması gereklidir.

3.3.MALİYET DÜŞÜRME

Üretimde maliyet düşürme uğraşıları uzun yıllar tek tek firmalar tarafından konjonktürel çalışmalarla sınırlandırılmıştır. Fakat gümrük birliğine girmiş bir Türkiye’de artık en büyük ölçekten en küçüğüne kadar tüm firmaların, Avrupa ile rekabet edebilmeleri için, maliyetlerini kontrol altına almaktan başka çıkar yolları kalmamıştır.

Günümüz ekonomi koşullarında işletmeler, iç ve dış kaynaklarla rekabetlerini sürdürebilmeleri için, en yeni teknoloji ve değişken iş koşullarıyla mücadele etmek zorundadırlar. İşletmelerin rekabet ortamında varlıklarını sürdürebilmeleri ve daha da gelişme gösterebilmeleri için geliştirilen maliyet düşürme yöntemlerinin önemi gün geçtikçe artmaktadır.

Büyük firmaların çoğu, günümüzde gayret ve zamanlarının önemli bir kısmını “maliyet muhasebesi” ve “maliyet kontrol” çalışmalarına yöneltmiştir. Ancak günümüz iktisadi faaliyetlerinde maliyetleri sadece kontrol etmek değil, aynı zamanda düşürmek zorunluluğu ortaya çıkmıştır.çünkü bu çalışmalar maliyetleri, maliyet kontrolünde olduğu gibi yerleşmiş standart değerlere düşürmeye uğraşmaz. Maliyetleri yerleşik standartlardan da aşağıya çekerek tasarruf yapılmasını öngörür.

Ancak işletmelerin çoğunda, bazı içsel ve dışsal etkenlerden dolayı, zaten yerleşik standartlara bağlı kalınmamaktadır. Başka bir deyişle etkin bir kontrol mekanizması bile kurulamamaktadır. Bu nedenle bazı hallerde, verimsiz ve etken olmayan yöntemlerden kaynaklanan kayıplar da maliyet düşürme çalışmaları konusuna dahil edilmektedir.

Maliyet düşürme maliyet kontrolünün bittiği yerde başlayan, iktisadi faaliyetlerin her aşamasında uygulanabilen bir çalışmadır.

Maliyet düşürme yöntemi, enflasyon, yüksek maliyetler, kalite düşüklüğü gibi ekonomiyi olumsuz yönde etkileyen faktörlerin etkisini azaltmak yada ortadan kaldırmak amacıyla verimlilik artışı sağlayarak tasarruf yapılmasını öngören bir yöntemdir.

Maliyet düşürme yöntemi hammadde-malzeme, makine-teçhizat, enerji, arazi, işgücü üretim faktörlerinin maksimum üretime ulaşmak için en etkin bir şekilde kullanılmasını amaçlayan bir kontrol sistemi olarak tanımlanmaktadır.
Bir üretim hattında, bir işletmede yada bir endüstri kolunda kullanılan girdi miktarlarını sabit tutarak elde edilecek olan fiziksel çıktı miktarlarını arttırma yada çıktı miktarları sabitken girdileri azaltma yoluyla tasarruf sağlama çalışmalarının tümü birden maliyet düşürme çalışmaları olarak tanımlanmaktadır.

Sözü edilen üretim faktörlerinin en etkin bir biçimde bir araya getirmek, denetlemek ve yönetmek gibi işlemler tamamen yönetime ait olduğundan yönetimin işleyişinden kaynaklanacak masrafları da maliyet düşürme çalışmaların da incelemek uygun olacaktır.

O halde maliyet düşürme çalışmalarını işçilik, sermaye ve yönetimden kaynaklanan tüm harcamaları verimlilik artışıyla minimum düzeye indirmek için geliştirilen yöntemler olarak tanımlamak yerinde olacaktır.

Maliyet düşürme çalışmalarından söz ederken, kimi zaman maliyet düşürme programı, kimi zaman da maliyet düşürme yöntemi terimleri kullanılacaktır.

Maliyet düşürme çalışmaları küçük, büyük bitin işletmelerde günlük bir kullanım halini alması gereken bir programdır. Ayrıca “sürekli iyileştirme” sloganıyla birlikte işletme var olduğu sürece sürekliliğini korumalıdır.

Maliyet düşürme bir işletmeyi, çalışanları ve tüketiciyi içine alan bir takım uğraşı olarak tanımlanmalıdır. Başka bir deyişle maliyetlerin düşürülmesi işi, üretim faktörlerine yapılan harcamaların, ürünün kalitesinde, güvenilirliğinde ve estetik görünümünde bir eksiye yol açmadan, azaltılmasıdır.